目次
信書とは？
「信書」とは、誰か特定の人物宛てに送る手紙やはがきなどを指し、特定の顧客に向けた文書が記載されたダイレクトメールなども「信書」に該当します。
「信書」は、郵便法及び信書便法の規定によって「特定の受取人に対し、差出人の意思を表示し、又は事実を通知する文書」と定められており、法的に認められた配送方法以外で送ると郵便法違反となり懲役または罰金が科せられる可能性があります。
信書に該当するもの
画像引用元：教えて！信書ってなに？｜日本DM協会
| 信書にあたるもの | 類例 |
|---|---|
| 書状 | 手紙、ハガキなど |
| 請求書 | 納品書、領収書、見積書、願書、申込書、申請書、申告書、依頼書、契約書、照会書、回答書、承諾書、レセプト（診療報酬明細書等）、推薦書、注文書、年金に関する通知書・申告書、確定申告書、給与支払報告書など |
| 会議招集通知 | 結婚式等の招待状、業務を報告する文書など |
| 許可書 | 免許証、認定書、表彰状など ※カード形状の資格の認定書などを含む |
| 証明書 | 印鑑証明書、納税証明書、戸籍謄本、住民票の写し、健康保険証、登記簿謄本、車検証、履歴書、産業廃棄物管理票、保険証券、振込証明書、輸出証明書、健康診断結果通知書・消防設備点検表・調査報告書・検査成績票・商品の品質証明書その他の点検・調査・検査などの結果を通知する文書など |
| ダイレクトメール | 文書自体に受取人が記載されている文書、商品の購入等利用関係・契約関係等特定の受取人に差し出す趣旨が明らかな文言が記載されている文章 |
引用元：総務省情報流通行政局郵政行政部郵便課｜信書の定義について
信書に該当しないもの
画像引用元：教えて！信書ってなに？｜日本DM協会
| 信書にあたらないもの | 類例 |
|---|---|
| 書籍 | 新聞、雑誌、会報、会誌、手帳、カレンダー、ポスター、講習会配布資料、作文、研究論文、卒業論文、裁判記録、図面、設計図書など |
| カタログ | 通信販売のカタログなど |
| 小切手 | 手形、株券、為替証書など |
| プリペイドカード | 商品券、図書券、プリントアウトした電子チケットなど |
| 乗車券 | 航空券、定期券、入場券など |
| クレジットカード | キャッシュカード、ローンカードなど |
| 会員カード | 入会証、ポイントカード、マイレージカードなど |
| 電磁的記録物 | CD、DVD、USBメモリなど |
| その他 | 明細書の類（市販の食品・医薬品・家庭用又は事業用の機器・ソフトウェアなどの取扱説明書・解説書・仕様書、定款、約款、目論見書）、求人票、配送伝票、名刺、パスポート、振込用紙、出勤簿、ナンバープレートなど |
| ダイレクトメール | 専ら街頭における配布や新聞折り込みを前提として作成されるチラシのようなもの、専ら店頭における配布を前提として作成されるパンフレットやリーフレットのようなもの |
引用元：総務省情報流通行政局郵政行政部郵便課｜信書の定義について
ダイレクトメールは信書になる？
受取人の名前が記載されているもの、顧客の商品の購入履歴・利用歴などが記載されているもの、会員や取引先企業などに宛てられたダイレクトメールは、特定の受取人に差し出す趣旨が明らかなため、「信書」となります。例えば、チラシの片隅に「◯◯様、いつもありがとうございます！」といった受取人の名前を記載したメモ書きを入れてしまうと「信書」扱いとなります。
一方、不特定多数に配布することを前提として作成されたチラシやパンフレット、リーフレットのようなダイレクトメールは「信書」にはなりません。
| 信書にあたるDM | 信書にあたらないDM |
|---|---|
|
新聞折り込みや店頭や街頭で不特定多数に配布することを前提に作成されたチラシ、パンフレット、リーフレット |
|
信書と指摘されたダイレクトメールの事例
郵便局における内容物の事前審査（信書チェック）にて「信書」と指摘されたダイレクトメールの事例は以下の通りです。
宛先を指摘された事例
- 〇〇〇クラブ会員各位
- 〇〇〇機器導入サロン様限定
- 防災ご担当者様へ
- 〇〇〇〇マンションにお住いの皆様へ
- 〇〇〇〇コース受講生のみなさまへ
- 不動産管理会社 御中
- 〇〇学園 第３期卒業生の皆様へ
- 〇〇〇〇のオーナー様限定
- 人事・総務・労務ご担当者様へ
- 介護施設経営者限定
- 〇月生まれのお客様 など
文中の文言を指摘された事例
- 〇〇の定期コースをご利用中の皆様へ
- いつも〇〇〇商品をご愛顧いただき〜
- 弊社の〇〇をご愛顧いただき〜
- 当サイトへの求人掲載をお申込みいただいた事業者様が対象〜
- 貴店でご注文いただいた〇〇の在庫につきまして〜
- 〇〇年に認証取得後10年目を迎えられたお客様〜 など
信書を送る方法は？誤送するとどうなる？
「信書」を送る手段として法的に認められているのは、定形郵便物・定形外郵便物・レターパック・スマートレターなどです。「信書」のダイレクトメールを送る場合は、以下のサービスを利用して送るようにしましょう。
【信書を送る方法】
| 運送会社 | 信書を送れるサービス |
|---|---|
| 日本郵政 | 定形郵便物・定形外郵便物・レターパック・スマートレター・EMS（国際スピード郵便）・ミニレター（郵便書簡） |
| 佐川急便 | 飛脚特定信書便 |
| ヤマト運輸 | 信書を送れるサービスは扱っていません |
| 日本通運 | 特定信書便輸送 |
| 西濃運輸 | カンガルー信書便 |
上記の配送方法以外で「信書」を送ると、郵便法第76条に抵触し「3年以下の懲役又は300万円以下の罰金」が科せられます。
信書のダイレクトメールを安く送る方法
ダイレクトメールはターゲットとなる顧客に閲読してもらうためのキャッチコピーや文言が必須です。そのため特定の顧客に向けたダイレクトメールの多くが「信書」に該当します。「信書」のダイレクトメールをコストを抑えて送る方法は以下の通りです。
１：普通郵便で送る
「信書」のダイレクトメールを安く送るには、日本郵便の通称「普通郵便」と言われる定形郵便がおすすめです。定形郵便は、50g以内であれば1通あたり110円で送ることができます。「信書」を三つ折りサイズにして長形3号の封筒（120mm×235mm）で送る場合の送料が安い手段となっています。
２：QRコード付きDMで送る
一度に500通以上の大量のダイレクトメールを発送する場合は、特約ゆうメールがおすすめです。特約ゆうメールは、郵便局の一定の条件を満たすことで、通常料金よりも安い金額で荷物を発送する事ができる契約となっており、発送費用を大幅に削減する事が可能です。
しかし、特約ゆうメールで「信書」のダイレクトメールは送れませんので、特定の顧客に向けた文言を排除する代わりにQRコードを掲載すると良いでしょう。
画像引用元：株式会社BCN
スマートフォンで読み取り可能なQRコードを用意し、QRコードの読み取り先に顧客に向けた特設Webサイトや商品ページ、ランディングページを用意します。これにより、ダイレクトメール受け取り後に顧客がネクストアクションを起こしやすくなり、企業にとってもどの顧客が・いつ・何回Webサイトにアクセスしたのかを計測できるため反応率を導きやすくなります。
不特定多数に向けた内容のダイレクトメールは顧客に向けた訴求力が弱まるため、Web誘導が可能なQRコードを掲載しておくことによって『ダイレクトメール × Webサイト』のクロスメディア戦略で訴求力を高めることができます。
ダイレクトメールの送料を抑えるには、「信書」とみなされる文言を入れる代わりにWebアクセス可能なQRコードを掲載して、特約ゆうメールを利用するのがおすすめです。
QRコードDMの効果・事例と作成方法について詳しくはこちら＞
自社のダイレクトメールが信書に該当するか迷ったら？
「信書」は「特定の受取人に対し、差出人の意思を表示し、又は事実を通知する文書」と規定されていますが、「信書」かどうか？については明確に分類されにくく、郵便局の事前審査によって厳しくチェックされ、審査を担当した局員の判断に従わざるを得ないのが現状です。ダイレクトメールで利用されることが多いゆうメールも、「信書」とみなされれば料金の高い普通郵便やレターパックで送るしかありません。
ジャパンメールはダイレクトメールの印刷前に必ず郵便局で内容確認を受けており、信書チェックを含む事前審査も大変スピーディに行われています。また、発送費用を大幅に削減する事が可能な特約ゆうメールの導入やQRコード付きDMの作成についてもサポートさせていただいております。
「自社のDMが信書かどうか判断できない」「信書DMの発送コストを抑える最適な方法が知りたい」という方はDM発送専門業者ジャパンメールにお気軽にご相談ください。
